Każdy hotelarz, pracownik działu organizacji wydarzeń w obiekcie „uwielbia” zapytania w stylu:

„Witam,
dla mojego Klienta poszukuje obiektu na Event na 300 osób.
Proszę o pilną wycenę do jutra do godziny 12:00”
(wysłane o godz. 16:30)

Ktoś się uśmiechnął? Bo ja zawsze gdy coś takiego dostaje

Nie wierzycie że to prawdziwe zapytanie? Niestety. Do obiektów tego typu „zapytań” trafia wiele. Zastanawiałam się dlaczego w ogóle mają one miejsce i mam kilka teorii własnych i subiektywnych:

– reaserch powierzono stażyście
nie mam nic do stażystów, sama zachęcam młodych ludzi do stażystowania, ale najwidoczniej tym osobnikom, którzy piszą takie zapytania nie powiedziano jak mają to zrobić. Nie ich wina – chcieli dobrze a wyszło jak wyszło. Zatrudniasz stażystę, przeszkol go w podstawach – to przecież Twój przyszły pełnoprawny pracownik i firmuje Ciebie.

– klient nie rozważa tego obiektu na realizację wydarzenia
Brutalne, ale prawdziwe. Potrzebuje natomiast podkładki do innej oferty, na tle której odpowiedź na to zapytanie ma wypaść blado, jak samo zapytanie, ale szef już o tym nie wie.

– konkurencja sprawdza hotel
i dodatkowo chce go wkurzyć Zdarzają się takie kwiatki. Sprawdzany jest czas reakcji, co dany obiekt robi w takiej sytuacji, jak postępuje, jakie daje ceny itp. Życie…

– tajemniczy klient
sprawdzenie jak w tym przypadku zachowa się dział sprzedaży (ale o tym innym razem. To materiał na oddzielny wpis)

Wróćmy więc do zapytania ofertowego. Jego wyglądu, treści i znaczenia.

Różne ma formy. Najczęściej składane jest za pośrednictwem tradycyjnego maila. Niektórzy dzwonią, ale najczęściej i tak są proszeni o wysłanie zapytania drogą elektroniczną (procedury w obiektach).
Zapytania pojawiają się również za pośrednictwem tradycyjnej poczty i te najczęściej mają kilkanaście stron (tu chociaż czas na złożenie odpowiedzi jest dłuższy niż w przytoczonym na górze przykładzie). Mowa oczywiście o przetargach, rozpisane z mrówczą dokładnością uwzględniające nawet gramaturę brokuł i ml kawy do wypicia…ehhh jak nie w jedną to w drugą stronę.

Ale przejdźmy do konkretów. Są elementy, które w poważnym zapytaniu ofertowym a mimo to nie będącym wielostronicowym opracowaniem, miło by było gdyby się znalazły  Zaznaczę tylko, że jest to moja własna opinia, zbudowana na podstawie doświadczenia i obserwacji.

Termin eventu

to dla obiektu podstawa. Bez tej informacji nie może sprawdzić dostępności, ani dokonać jakiejkolwiek rezerwacji. Jeżeli nie ma konkretnej daty (dnia i miesiąca), warto aby chociaż pojawiły się informacje jak najbardziej przybliżone np. czwartek- piątek w październiku. Rok też się przyda Pamiętajmy też o sezonowości – w obiektach ceny w lutym i ceny w październiku mogą się znacznie różnić i trzeba się z tym liczyć biorąc pod uwagę przeniesienie wydarzenia.

Liczba osób na evencie

 kolejna podstawa. Oczywiście w większości zakładany jest  jakiś margines błędu (+/- 10%) ale orientacyjna liczba osób to druga ważna informacja do sprawdzenia dostępności
i dokonania rezerwacji

Dla kogo jest Event (w przypadku gdy zapytanie składa agencja)

to ciężki orzech do zgryzienia. Zazwyczaj słyszymy „nie możemy podać, podpisaliśmy lojalki, dopiero jak wygramy przetarg to możemy powiedzieć itp. itd. Ok. Rozumiem. Szanuje. Jeżeli nie możecie podać w pierwszym zapytaniu nazwy firmy to warto podać chociaż branże (motoryzacja, farmacja) – dlaczego? W ten sposób jeżeli zbriefowanych jest więcej agencji (a zdarzało się np. 50 – masakra!!!) to w obiekcie trafia to do jednej osoby, która ma pełen obraz sytuacji. Jest to tzw. zdublowana rezerwacja oznaczająca, że termin otrzymuje agencja wygrywająca przetarg – oczywiste. Przykład: Agencja Y wysyła zapytanie do obiektu, i rezerwuje termin np. 28.08.2014. i nie podaje dla kogo jest Event. Następnego dnia zapytanie wysyła agencja X – otrzymuje informację, że nie ma wolnego terminu bo rezerwacja już jest dokonana przez inną firmę. I zonk. Gdyby hotel wiedział, że obie agencje piszą w sprawie tej samej imprezy – potwierdziłby dostępność. Pierwsza agencja się cieszy, a co jak jesteś tą drugą?
Jest jeszcze druga strona medalu, dlaczego obiekt nie otrzymuje informacji na etapie ofert dla kogo jest Event. Agencje boją się, że lokacja obejdzie ich i sama „dogada” się z Klientem, da niższe ceny. Absurd!!! Żaden obiekt nie pozwoli sobie na takie działanie, a jeżeli to zrobi to omijajcie go szerokim łukiem a z czasem i tak zostanie skreślony na rynku. Chcielibyście pracować z kimś kto was oszukał? Nikt chyba nie strzela sobie dobrowolnie w kolano.
I po trzecie: Warto aby obiekt wiedział dla kogo jest Event aby na etapie rezerwacji sal nie usadził obok siebie Coca Coli i Pepsi " class="wp-smiley" style="height: 1em; max-height: 1em;" /> Nie zawsze jest klauzula o zakazie konkurencji w obiekcie, a w dużych obiektach uwierzcie mi łatwiej spotkać konkurencję niż kogoś z rodziny " class="wp-smiley" style="height: 1em; max-height: 1em;" />

Liczba pokoi:

kolejna informacja potrzebna do rezerwacji. Nikt nie każe w pierwszym zapytaniu wysyłać już listy nazwisk z podziałem kto z kim śpi!, ale wstępne założenia na podziały ilościowe są jak najbardziej mile widziane. Warto zaznaczyć w zapytaniu ilość pokoi SGL, DBL czy TWIN w przybliżeniu lub ewentualnie procentowe rozdzielenie (np. 20% SGL, 80 TWIN). W tym punkcie przydatne są również informacje o tzw. eventowych VIPach czyli prezes, dyrektor, gość specjalny – ilości, gdyż najczęściej osoby te otrzymują pokoje o podwyższonym standardzie.

Liczba potrzebnych sal konferencyjnych i ich wielkości oraz ustawienia

to jak z pokojami, im bardziej precyzyjne informacje tym lepiej. Warto podać czy planowane jest np. jedno wspólne spotkanie dla 300 osób przez cały pobyt czy grupa będzie dzieliła się np. na warsztaty i potrzeba jest kilka mniejszych sal albo jedno i drugie. Czy przewidziane jest jakieś specjalne ustawienie Sali: teatr, kabaret, klasa, czy może sala ma być pusta bo zaplanowaliście wstawić meble od zewnętrznej firmy itp .

Wielkość Sali bankietowej oraz jej ustawienie 

jest konferencja to i jest bankiet, a ten często z gwiazdami, atrakcjami i tańcami, często poprzedzany długimi montażami i próbami więc odbywać się musi w innej sali niż konferencja – warte do zaznaczenia w zapytaniu jeżeli bankietu nie chcecie odbyć w restauracji hotelowej

Czas zajęcia sal konferencyjnych i bankietowych uwzględniający montaże
i demontaże

nie mówcie, że się czepiam. To ogromnie ważne. Bardzo często jest tak, że przed bankietem w sali odbywa się np. inna konferencja, innego klienta. Obiekt musi zastrzec
w umowie, o której ten pierwszy ma wyjść aby ten drugi mógł wejść. Ustalenie takich szczegółów w końcowej fazie planowania eventu może doprowadzić do wielu nerwów. Niepotrzebnie.

Wstępna agenda

harmonogram, co po czym. Kiedy goście przyjadą, ile przerw kawowych, czy lunch czy go brak, bankiet wystawny czy może koktajl w dyskotece itp. To bardzo porządkuje Event a osobie odpowiedzialnej ze strony obiektu za tą rezerwacje naświetla przebieg i pozwala wyobrazić sobie całe wydarzenie, dzięki czemu może zaproponować najlepsze dla Klienta rozwiązanie lub coś podpowiedzieć, ewentualnie zasugerować zmianę. Przecież zna ten obiekt jak własną kieszeń. Pracuje w nim codziennie. Warto jest ufać pracownikom obiektów.

Świadczenia gastronomiczne

ilość przerw kawowych, rodzaje lunchu i kolacji (serwowane, bufetowe, ekonomiczne czy na tzw. na wypasie). Ważne do planowania realizacji w obiekcie ale też do ewentualnych negocjacji. Im więcej zamawiacie tym rabat może być większy

i jak mówią „Last but not least”

Budżet

już słyszę ten szyderczy śmiech Podam budżet to napompują ceny. Wygrywa najtańsza oferta i tyle. I tu się nie zgodzę. Ciągle słyszę, że jedyne kryterium jakie jest brane pod uwagę to cena. Nie dobrze. Chyba, że wolicie JAKOŚ zamiat JAKOŚĆ. Budżet to kluczowa informacja w zapytaniu. Porządkuje całość, pokazuje możliwości, wskazuje co robić, gdzie szukać oszczędności a gdzie ewentualnie zaszaleć. Ukierunkowuje jaki zamysł i cel na event ma zleceniodawca. Budżet to kluczowa informacja dla obiektu. Nie można oferować usługi premium w cenie standard – i odwrotnie. Jeżeli w zapytaniu nie podawana jest wielkość budżetu z obawy, że obiekt Was naciągnie to mam radę – nie współpracujcie  z tym obiektem wcale. Po co współpracować z kimś kto budzi wątpliwości, nie daje poczucia bezpieczeństwa i wspólnego działania? Mądry Obiekt/Hotel chce być partnerem dla branży i nie pozwoli sobie na takie pomówienia.

Oczywiście elementów jakie mogłyby się jeszcze znaleźć w zapytaniu ofertowym można mnożyć i mnożyć. Im więcej szczegółów tym oczywiście lepiej, chociaż bez przesady – wszystko ma swoje granice
Przytoczyłam moim zdaniem najważniejsze elementy, te które zapewne ułatwią nam wszystkim pracę i życie. A Ty co byś dopisał do tej listy? A może masz swoją, inną? Podziel się

Poniżej zebrałam kilka trendów i elementów inspiracyjnych aby wasze świąteczne przyjęcie było wyjątkowe i niezapomniane w szczególności przez uczestników wydarzenia.

1. Określenie celu eventu.

Czasy kiedy to organizowano korporacyjne spotkania świąteczne tylko w celu tzw. firmowej imprezki odeszły już w zapomnienie. Obecnie kluczową rolę już na etapie planowania wydarzenia jest cel eventu. Podsumowanie roku, nagrody, wyróżnienia, integracja, umocnienie zespołu, wzmocnienie wizerunku marki itp. to tylko niektóre cele jakie stawiają przed organizatorami wydarzeń zleceniodawcy.  Christmas party mają określony cel, a nawet wskaźnik ROI, który po evencie musi być dokładnie zmierzony. Kluczowa jest też odpowiedź, jaką organizator udzieli potencjalnemu uczestnikowi eventu o celowośc jego uczestnictwa w wydarzeniu. Uczestnicy oczekują eventów wartościowych. Świadomość celów wszystkich stron zaangażowanych w spotkanie, a następnie stworzenie jak najlepszych warunków i znalezienie odpowiednich środków, aby te cele osiągnąć, to najważniejsze obecnie zadanie m.in. Christmas party. Nie bez znaczenia w przygotowaniu eventu marzeń jest budżet wydarzenia bo jak mawia przysłowie „ z pustego to i Salomon nie naleje”. Mimo ograniczonych budżetów, na pewno warto zdawać sobie sprawę z trendów istniejących na świecie, by korzystać z nich jako inspiracji dla własnych działań. W osiągnięciu założonego celu wydarzenia pomóc mogą ciekawe atrakcje lub określenie chociażby tematu głównego eventu i dopasowanie do niego ciekawych elementów, które zapadną w pamięć. Niektóre z najpopularniejszych motywów świątecznych na rok 2018 to Winter Wonderland, Pod taflą wody, Pracownia Św. Mikołaja czy Kraina Lodu.

2. Lokalizacja eventu czyli venue

Poszukiwanie idealnego obiektu na event to wyzwanie. Podobno to pomysł i kreacja w eventach są najważniejsze. Z pewnością tak, ale nawet niedoskonałej zaplanowane i wykreowane wydarzenia bez właściwej lokalizacji są tylko kreacją, w którą nie można nadać tchnienia, życia i realizacji. Jak pokazuje rynek, najlepsze obiekty na Christmas Party są zarezerwowane często już pół roku wcześniej. Kluczowym zatem elementem każdego wydarzenia i jego planowania, jest wybór obiektu. Często to w nim rozpoczyna się pierwsza wizja wydarzenia, które dostosowywane jest do możliwości wynajmowanej przestrzeni, a jeżeli przestrzeń nie przeszkadza: filary, niska wysokość itp. wówczas i pole do kreacji większe. Organizatorzy poszukują coraz to ciekawszych i „nieodkrytych” lokalizacji, by urozmaicić swoje wydarzenia i odpowiedzieć na zapotrzebowanie rynku. Tu zawsze sprawdzi się przestrzeń uniwersalna, dobrze wyposażona technicznie oraz plastyczna czyli dająca możliwości na budowę m.in. ciekawej scenografii. Lokalizacja mimo, że najbardziej eventowo pożądana jest ta uniwersalna, to im bardziej unikalna i nietuzinkowa tym lepiej. Chritmas party to jedno z najważniejszych eventów firmowych w roku a uczestnicy uwielbiają eksplorować nowe przestrzenie. Jeżeli mają taką możliwość wówczas daje to wysokie przełożenie na ostateczny odbiór i  zadowolenie z eventu.

3. Catering i menu

Catering jest zawsze kluczową sprawą w ramach imprezy. Śledzik, pierogi z kapustą, barszczyk? A może kuchnie świata? Coraz częściej oprócz tradycyjnej kuchni świątecznej podczas christmas party serwowane są dużo ciekawsze dania od tradycyjnego śledzia. Czasem wystarczy też jego inne podanie – np. w pudełkach, ubranie w dodatkowe elementy, dekoracje itp. Nowe szaty tradycyjnej potrawy mogą doprowadzić do tego, że będzie to główna atrakcja wydarzenia. Uczynienie z cateringu atrakcji eventu to prawdziwa sztuka i duża umiejętność organizatorów i catererów. Mimo różnorodności kultur, mody na diety FIT wciąż w menu świątecznym króluje tradycja. Warto więc pomyśleć chociaż o dodatkowych akcentach jak chociażby mikołajkowe ciastka (czapki wykonane z truskawki), lub bezikowe bałwanki, które na pewno zrobią furorę i będą często fotografowane przez uczestników. To drobiazgi, dla niektórych z pewnością mocno kiczowate, ale prawda jest taka, że wystarczy dodać logo firmy i promocja w social media zapewniona. A częste fotografowanie się z logo marki w pozytywnym świetle znacznie podnosi jej wartość a z pewnością wzmacnia wizerunek pozytywnej i przyjaznej firmy co w dobie problemów ze znalezieniem odpowiednich pracowników do pracy staje się niezwykle ważne. W tematyce cateringu smak to jedno ale forma podania to drugie. Wszyscy pokochaliśmy food tracki, street foodowe jedzenie na stałe zadomowiło się już w naszym kraju – stacja z grzanym winem, kakao lub zimowa kawą czy herbatą na pewno spotka się z uznaniem uczestników. Nie bójmy się w nasze eventy wplatać elementy, które kochamy na co dzień. Nie bójmy się z na pozór błahego elementu eventu jakim jest zapewnienie wyżywienia uczestnikom, stworzyć jego największa siłę i atut eventu.

4. Dekoracje

Święta kojarzą nam się głównie z kolorem czerwonym i zielonym. Czerwone bombki, Św Mikołaj, zielona choinka, – to standardowe elementy dekoracyjne świątecznych eventów. Połączenie tych dwóch kolorów stanowi zdecydowanie najczęstszą dekorację świąteczną. Trendem światowym jest jednak odejście od typowych dekoracji świątecznych typu bombki i stroiki świąteczne a zamienieni ich kryształami, duża ilością światła, świecidełek, do tego wszystko w kolorach srebra i bieli. Białe i transparentne meble to główny trend wyposażenia świątecznego. Przeźroczyste krzesła, cekinowe obrusy zdobią stoły i ubierają salę. Dodatkowo dużym powodzeniem cieszą się tzw. białe drzewa jako element dekoracji np. stołów lub strefy chillout. Drzewa ubrane w mini świecidełka, oraz kryształy imitujące sople lodu to w tej chwili trend świątecznych dekoracji. Coraz częściej spotkania świąteczne mają być eleganckie i przybierają formułę gali, co oznacza że stają się coraz bardziej glamour i przybierają śnieżnego i lodowego klimatu. Nawet fotel św. Mikołaja coraz częściej jest biały lub transparentny a samego Mikołaja godnie zastępuje Dziadek Mróz. Drugi dekoracyjny trend to natura, drewno, ciepło kominka, grube koce i ciepłe skarpety. Tu dominują drewniane krzesła, lniane obrusy, drewniane podtalerze czy duża ilość naturalnych elementów niczym prosto z lasu. Dekoracje to jedno ale prawdziwym trendem jest inwestycja w scenografię. Wynajęcie miejsca, zamówienie cateringu i gwiazdy muzycznej to już mało. Obecnie na topie jest przeniesienie uczestników zupełnie w inny, magiczny świat. Zamiana lokacji w alpejski domek narciarski lub księżycowy krajobraz czy wehikuł czasu to tylko kwestia wielkości dysponowanym budżetem. Do tego wszystkiego ogromną rolę odgrywają multimedia, które wręcz mogą przemalować przestrzeń danej lokalizacji. Światła to jedno ale ekrany, mappingi czy nawet najprostsze śnieżkowe gobo potrafią zbudować wyjątkową atmosferę oraz przenieść uczestników do świątecznego świata.

5. Atrakcje

Niegdyś główną atrakcją świątecznego eventu korporacyjnego był… alkohol a właściwie jego morze i pełna dostępność. Nic tak nie smakowało jak wódeczka na koszt szefa. Te czasy na szczęście odeszły już w zapomnienie i mimo, że gdzieś na pewno wciąż natkniecie się na tego typu event to mamy nadzieję, że dziś główne znaczenie w inspirujących i ciekawych eventach świątecznych mają atrakcje eventowe i chęć wspólnego tworzenia czegoś wyjątkowego. Lista atrakcji jakie mogą pojawić się na evntach świątecznych jest naprawdę długa i w dużej mierze zależy od specyfiki grupy oraz jej liczebności. Tymczasowe lodowisko zlokalizowane np. w dostawionej do obiektu hali namiotowej to oczywiście indywidualny bardzo projekt i z pewnością dostępny dla tych, którzy nie boją się budżetowych wyzwań. Znane sa w branży również eventy gdy to tafla zamkniętego lodowiska halowego stałą się miejscem głównej zabawy uczestników oraz miejscem, gdzie również rozstawiono stoły. The sky is the limit. Wszystko zależy więc od budżetu. Dobra zabawa podczas spotkania świątecznego to jedno zatem wszystkie atrakcje angażujące uczestników i ich integrujące będą zachwycające. Pomysłem na atrakcję wydarzenia może być np. ubiór , który zwykle potrafi przyprawić o prawdziwy zawrót głowy. Na zachodzie hitem na temat przewodni christmas party są: świąteczne swetry, które im brzydsze i bardziej obciachowe tym lepsze. Sweter z bałwankiem, reniferkiem czy skarpety w mikołaje od razu rozbudzają uśmiech na twarzy i są tematem głównym wydarzenia a następnie źródłem wielu dowcipów i zabawnych sytuacji. Zaryzykuj i stwórz tej zimy „an ugly sweeter christmas party”

6. Wsparcie potrzebujących

Święta to również czas, aby zwrócić uwagę na otaczające nas społeczności i wspomóc potrzebujących. Wsparcie organizacji charytatywnych, domów dziecka czy placówek opiekuńczych a nawet szpitali to wielki gest ale również świadome budowanie zaangażowania w otaczający nas świat. Zbiórka zabawek, potrzebnych przedmiotów czy środków higienicznych a często i jedzenia jest dość powszechny i prosty. Możesz nawet zorganizować kolację charytatywną i zaprosić szefa organizacji charytatywnej do przemawiania i podnoszenia świadomości. Trendem są również eventy CSRowe, wspólne tworzenie paczek dla domów dziecka czy innych placówek, które potrzebują wsparcia. Trendem światowym jest natomiast zapraszanie na korporacyjne eventy rdzennych mieszkańców danego regionu, zwykłych ludzi, którzy m.in. pokazują tradycje, ich życie oraz kulturę.

7. Event angażujący – budowanie zaangażowania uczestników

Prawdziwym trendem jest budowa zaangażowania wśród uczestników, nastawianie na unikalne  i jak najbardziej namacalne przeżycia osobiste i grupowe uczestników eventu. Oznacza to, że organizatorzy wydarzeń starają się obecnie w taki sposób przygotowywać wydarzenia aby jak najmocniej angażować widza, budzić jego zainteresowanie, uwagę wzbudzać zadowolenie i pozytywne emocje oraz wywoływać w nim poczucie współuczestnictwa w samym evencie. Budowanie zaangażowania, a w konsekwencji przeżyć, w połączeniu z angażowaniem lokalnych społeczności to jeden z trendów jakie możemy zaobserwować w branży eventowej. Kluczowe stało się jak najmocniejsze angażowanie uczestników danego projektu, które pozwala, aby autentyczne doświadczenie zmieniało ich rolę w bohatera oraz realnie pokazywało celowość eventu. Zaangażowenie uczestnika w wydarzenie oprócz przełożenia na jego bezpośredni odbiór i rozbudzenie emocji, przekłada się na przebieg całego wydarzenia oraz jego odbiór a finalnie na wysoki współczynnik ROI wydarzenia czy wzmocnieniem wizerunku firmy.

8. Nowe technologie

Bez nich ciężko obecnie aby odbył się jakikolwiek event. Ekrany led, mappingi, VR, to tylko nieliczne elementy jakie znamy już dobrze ale są wciąż w trendach. Prawdziwy hit jaki w ostatnich czasach króluje na eventach typu konferencje to roboty humanoidalne, które witają ale też prowadzą interakcję między uczestnikami chociażby przeprowadzając konkursy. Popularne jest również tworzenie botów. Goście witani przez umiejętnie zaprogramowaną wirtualną postać może w pierwszej chwili poczują się nieswojo widząc awatara ale już gdy za wirtualną postacią znajdować się będzie osoba z firmy, która doskonale zna wszystkich pracowników i będzie personalizowała przywitanie, wówczas takie powitanie może nie dość że być zabawne to już na powitanie wzbudzić pozytywne emocje i wzmocnić doświadczenie eventu.

Jesteś na ostatniej prostej w przygotowaniach Christmas party i szukasz inspiracji? Koniecznie zajrzyj do TRENDBOOKA poświęconego spotkaniom świątecznym, noworocznym oraz karnawałowym. Kliknij na obrazek poniżej i pobierz plik.

Zanim o tym co przed nami, tym wszystkim, którzy interesują się głównie incentive polecam wydarzenie Meet The Bidder. Wczoraj miała miejsce 21 edycja tego wydarzenia, a na ten rok organizatorzy zaplanowali już 2 kolejne:
27th June 2018 – Meet The Bidder 4th CvB Summit – 27 czerwca 2018
21st November 2018 Meet The Bidder Grand Edition – 21 listopada 2018

„Meet The Bidder”, z wydarzenia na wydarzenie rośnie w siłę. Mimo gorącego sezonu w branży oraz wielu nakładających się na siebie czasowo wydarzeń branżowych organizatorom udaje się zgromadzić jednego dnia czołowych organizatorów wyjazdów MICE, wyjazdów szytych na miarę i luxury travel w  Polsce. Czym jest MTB? To cyklicznie wydarzenia poświęcone branży MICE. Odbywają się w Warszawie kilka razy w roku. Podczas tych jednodniowych warsztatów Polscy organizatorzy wyjazdów zagranicznych mogą spotkać się z dostawcami usług MICE – w tym biur DMC (Destination Management Companies), hoteli, biur promocji krajów, miast czy regionów czy Convention Bureaux z całego świata. Zobaczcie relację z przedostatniej, listopadowej edycji.

Tak, jestem fanką branżowych spotkań. Dlaczego? Z kilku powodów: merytoryczne wykłady, inspirujący mówcy, networking i możliwośc poznania osobiście znakomitych osobistości branży i nawiązania spektakularnych kontaktów. Wystarczy odrobina zaangażowania, otwartego umysłu i chęci do rozmów. Te wszystkie możliwości daje nam cały najbliższy tydzień. Dlaczego? Bo przed nami Meetings Week Poland 2018  To najważniejszy tydzień branżowy jaki ma miejsce w ciągu roku. Ideą Meetings Week Poland (MWP) jest promocja i profesjonalizacja przemysłu spotkań, sektora gospodarki określanego również jako turystyka biznesowa oraz branża spotkań i wydarzeń. W tym roku to już 6 edycja! Zobaczcie podsumowanie z zeszłego roku:

Mam nadzieję, że znacie to wydarzenie oraz będziecie tam w wybranym przez siebie dniu lub dniach. Jeżeli jeszcze ktoś się waha, lub nie dokonał rejestracji, to poniżej 5 powodów, dla których moim zdaniem warto uczestniczyć w Meetings Week Poland 2018.

5 dni maksymalnej dawki energii, merytoryki i obecności wspaniałych ludzi.

Meetings Week Poland to największe wydarzenie branżowe, największe gdyż trwa aż 5 dni i skupia grubo ponad 1000 uczestników. Przez pięć dni organizatorzy zapraszają na konferencje, szkolenia i warsztaty, które służyć mają pogłębianiu wiedzy, wymianie opinii i nawiązywaniu relacji biznesowych. Tematyka spotkań jest bardzo szeroka i każdy znajdzie tu coś dla siebie, od tematów gospodarczo – politycznych dotyczących turystyki biznesowej w Polsce, po elementy produkcyjne i techniczne wydarzeń eventowych, przez tematy motywacyjno – biznesowe w obszarze incentive travel czy prawne dotyczące interpretacji przepisów czy ustaw. Nie zabraknie też tematów bliskich hotelarzom oraz młodym liderom branży MICE. Tu każdy znajdzie coś dla siebie. Program jest bardzo różnorodny, ciekawy i inspirujący.

Cała branża w 1 miejscu

Przedsięwzięcie powstało w wyniku porozumienia czterech stowarzyszeń branżowych: MPI Poland, Stowarzyszenia Branży Eventowej, Stowarzyszenia „Konferencje i Kongresy w Polsce”, Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel. Do grona współorganizatorów dołączyli Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej, Szkoła Główna Turystyki i Rekreacji w Warszawie, The Warsaw Voice, MeetingPlanner.pl oraz SITE Poland. To kluczowe organizacje branży MICE. Dosłownie wszyscy w 1 miejscu.

Ludzie

Program i merytoryka są ważne ale najważniejsi są ludzie – to oni tworzą branże, są osobowościami, stanowią o jej charakterze i kształcie. Podczas tego tygodnia będą wszyscy, wszyscy najważniejsi. Będzie można z nimi porozmawiać, napić się kawy, wymienić spostrzeżeniami i wizytówkami też będzie można nawiązać wiele ciekawych kontaktów i posłuchać doświadczeń nie tylko z Polski ale i ze świata.

Różnorodność programowa, czyli każdy znajdzie coś dla siebie.

PONIEDZIAŁEK: Meetings Week Poland tradycyjnie już rozpocznie konferencja Poland Meetings Destination, podczas której poruszone zostaną zagadnienia dotyczące pozycji i promocji Polski jako destynacji biznesowej oraz wymiar gospodarczy przemysłu spotkań. Podczas kilku paneli dyskusyjnych głos zabiorą między innymi przedstawiciele Ministerstwa Sportu i Turystyki, Polskiej Organizacji Turystycznej i jej Poland Convention Bureau, lokalnych convention bureau, środowisk samorządowych i akademickich, a także reprezentanci organizacji branżowych.  Debaty przygotowane przez organizatorów poruszą tematy tj: Przemysł spotkań czyli katalizator rozwoju czy Jak finansować rozwój krajowego i lokalnego produktu turystycznego? Mateusz Czerwiński, dyrektor, Warsaw Convention Bureau przedstawi prezentację dotyczącą współpracy lokalnych przedsiębiorców z jednostkami administracyjnymi: Kongres z 30.000 uczestników w Warszawie czyli bez współpracy ani rusz.  Organizatorem tego dnia jest The Warsaw Voice Multimedia Platform 

WTOREK: Drugiego dnia dowiesz się jak metoda wizualizacji pozwala budować strategie i planowanie wydarzenia. Ten dzień organizuje Stowarzyszenie Branży Eventowej, o czym usłyszysz? ZASADA TRZECH Najważniejsze w wydarzeniach to wyznaczyć sobie cel osobisty, cel zespołu i cel eventu. Znając sposoby kreowania zasady trzech twój event zawsze da Ci wiele radości, spokoju oraz opanowania w najbardziej kryzysowym momencie. METODA MAPINGU MYŚLOWEGO Poznając tę metodę organizując event zawsze będziesz pamiętać o jego wszystkich elementach. BARWY EVENTU Zanim przygotujesz wydarzenie powinieneś zrozumieć do jakiego typu ono należy i jakie elementy są konieczne by go zrealizować. Nauczysz się dobierać odpowiednie osoby do swojej roli i odnajdziesz swoje miejsce w zespole. PRZED , W TRAKCIE I PO EVENCIE Metoda budująca świadomość odpowiedzialności oraz kreatywności przy organizacji wydarzeń. Gościem specjalnym tego dnia będzie Czesław Mozil.

ŚRODA: to dzień organizowany przez Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel oraz Society for Incentive Travel Exellence. Tematem tego dnia będą wysokie standardy prowadzenia projektów incentive travel, etyka w biznesie, regulacja rynku związana z nową ustawą o imprezach turystycznych, dobre praktyki we współpracy agencji i działów zakupów oraz bezpieczeństwo wyjazdów i klientów. Jakie dokładnie pojawią się tematy?

• Jakie zmiany i konsekwencje dla organizatorów wprowadza nowa ustawa o imprezach turystycznych?
• Jakie sankcje grożą firmom za działania niezgodne z Ustawą?
• Na czym polega zabezpieczenie w postaci gwarancji ubezpieczeniowej (I filar) oraz Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego (II filar)?
• Na co klient powinien zwracać uwagę dokonując wyboru agencji?
• Jak efektywnie współpracować na linii klient-agencja?
• Jak przeprowadzić przetarg, aby uzyskać wartościowe, rzetelne i kreatywne oferty?
• Jak przygotować się na różne zagrożenia i na nie reagować np. zamachy terrorystyczne, napady, drobne kradzieże, różnice kulturowe, choroby, szczepienia.

CZWARTEK: to temat m.in. RODO. Organizatorem tego dnia jest Stowarzyszenie Kongresy i Konferencje w Polsce. Rok 2018 wprowadza wiele  nowych  albo zmienionych regulacji prawnych i finansowych dla organizatorów spotkań, ale także w szerszej skali dla wszystkich polskich przedsiębiorców. W lipcu 2018 zacznie obowiązywać nowa ustawa o imprezach turystycznych  i powiązanych usługach turystycznych, którą mogą zostać objęci organizatorzy spotkań i podróży biznesowych. Od maja 2018 musimy wdrożyć RODO, zmiany w zakresie ochrony i przetwarzania danych osobowych są duże względem tych obecnie obowiązujących przepisów. Nie będzie można domyślnie zaznaczać okienek ze zgodą na przetwarzanie danych.  Nie będzie można uzależniać pobierania gratisów od wyrażenia zgody na przetwarzanie danych. Ile celów przetwarzania danych tyle klauzul informacyjnych i oddzielnych zgód. Nie będzie można  profilować klientów po takich cechach,  jak wiek, płeć, wykształcenie, miejsce zamieszkania czy wykonywany zawód i wysyłać im spersonalizowanych ofert. Również w roku 2018 zacznie obowiązywać certyfikacja INFARMY, program, który w roku 2017 prowadzony był przez Związek Pracodawców Innowacyjnych Firm  Farmaceutycznych INFARMA  pilotażowo, od nowego roku będzie powszechnie obowiązujący dla wszystkich organizatorów szkoleń i konferencji dla przedstawicieli zawodów medycznych. W przyszłym roku czekają nas również zmiany w przepisach finansowych, najprawdopodobniej od kwietnia 2018 będziemy zmuszeni mieć dwa konta bankowe – podstawowe i do VAT, Minister Finansów wprowadza „split payment”, na zasadzie dobrowolności, ale to nabywcy naszych usług będą decydować o tym jak będą nam płacić za nasze usługi, jakie mogą być tego konsekwencje ? Mamy wiele pytań i jeszcze więcej wątpliwości, zaproszeni przez SKKP eksperci wskażą najważniejsze obszary zmian, na które będziemy musieli zwrócić uwagę w naszej działalności gospodarczej.

Tego dnia odbędzie się również Spotkanie Convention Bureaux (POT) czyli spotkanie regionalnych Convention Bureaux z Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej. Doroczne spotkanie polskich regionalnych convention bureaux z Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej dotyczącej wspólnych działań oraz współpracy na najbliższy rok podczas wydarzeń takich jak targi branżowe, prezentacje, przygotowania kolejnych edycji Raportu „Przemysł  Spotkań i Wydarzeń w Polsce” oraz działania Programu Ambasadorów Kongresów Polskich. Convention Bureaux są pierwszym kontaktem dla wszystkich poszukujących informacji dotyczących możliwości organizacji spotkań w Polsce/regionie/mieście i pełnią rolę doradcy i konsultanta w zakresie możliwości konferencyjnych oferowanych na terenie kraju. Spotkanie ma charakter zamknięty i jest dedykowane tylko dla przedstawicieli convention bureaux.

PIĄTEK: to aż trzy wydarzenia 1 dnia

FORUM OBIEKTÓW, organizowane przez MPI Poland Chapter oraz Z-factor. To dzień pod hasłem: JEDEN DZIEŃ – WIELE PUNKTÓW WIDZENIA. Dynamiczne wydarzenie edukacyjno-motywacyjne dla hotelarzy i reprezentantów centrów konferencyjnych. Nowoczesna formuła oparta na ONE-MAN SHOWS (krótkie wystąpienia autorskie praktyków branży) i TIME-OUT SESSIONS (Kilku mówców i 5 min na przedstawienie swojej perspektywy). Prezentacja CASE STUDIES obiektów nominowanych do MP Power Awards. Wszystko to z DUMĄ z bycia częścią branży obiektów!

IMEX-MPI-MCI Future Leaders Forum Warsaw 2018 jest już XIII edycją tego wydarzenia w Polsce. Poszczególne panele konferencji zostały przygotowane tak, aby dać studentom ogólną wiedzę na temat przemysłu spotkań oraz przedstawić możliwości rozwoju kariery w tej dziedzinie. Sesje tematyczne mają za zadanie również motywować uczestników, inspirować oraz wyjaśnić cele umiejętnego networkingu, który jest ważnym elementem każdej branży. Podczas specjalnej sesji round-table discussion studenci spotykają z wybranymi ekspertami danego segmentu przemysłu spotkań w mniejszych grupach, dzięki czemu mają unikalną szansę do bezpośredniej rozmowy z profesjonalistami z całego świata i zadania im bardziej szczegółowych pytań. Dodatkowo w ramach programu Future Leaders Forum organizowany jest konkurs IMEX Univeristy Challenge sponsorowany przez sieć hoteli Marriott. Konkurs ten umożliwia studentom wykazanie się swoją kreatywnością w planowaniu wydarzeń. Nagrodą dla zwycięzców każdego z półfinałów University Challenge jest udział w największych targach przemysłu spotkań IMEX we Frankfurcie, gdzie wybrani studenci prezentują swoje propozycje. Nagrodą główną jest udział w konferencji MPI World Educational Congress.

i na koniec finał finałów czyli Gala MP Power Awards, której organizatorem jest portal  Meetingplanner.pl

Meeting Planner Power Awards jest pierwszym konkursem poświęconym branży eventowej i poszukującym najlepszych realizacji i praktyk we wszystkich jej sektorach. Celem Konkursu jest wyróżnienie najlepszych eventów i projektów związanych z event marketingiem, wskazanie miejsc ze szczególnym potencjałem eventowym oraz wyróżnienie osobistości i ekspertów branży.
Zadaniem MP Power Awards poprzez wyróżnienie najlepszych projektów i pokazanie ich efektów jest promocja profesjonalizmu branży eventowej oraz budowanie świadomości wartości narzędzi z jej zakresu. Długofalowo celem konkursu jest także podnoszenie standardów pracy i realizacji projektów na każdym etapie ich powstawania oraz współpracy pomiędzy zaangażowanymi podmiotami.
Założeniem organizatorów MP Power Awards jest także integracja branży oraz budowanie platformy komunikacji pomiędzy tworzącymi ją sektorami. MP Power Awards tworzą: MP Power Projekt, MP Power Venue, MP Power 12. MP Power Produkt Konkursem towarzyszącym MP Power Awards jest Kreatywny Roku Branży Eventowej. W tym roku mam zaszczyt znaleźć się wśród nominowanych osobistości w MP POWER AWARDS, POWER 12 w kategorii OPEN Trzymajcie kciuki!

Czyli jak widać – nudy nie ma Pełen i szczegółowy PROGRAM o TU

Ostatnim powodem, który zachęca do uczestnictwa w Meetings Week Poland 2018 jest:

Atrakcyjna cena

Nie lubię przepłacać dlatego cena tego wydarzenia była dla mnie od początku istotna. I uważam, że jak na taki zastrzyk merytoryki to cena jest bardzo przystępna a już najbardziej opłaca się wykupić Meetings Week Pass – czyli dostęp do całego tygodnia. Nie wszystkie wydarzenia są płatne ale na wszystkie obowiązuje rejestracja. Nie czekajcie i się REJESTRUJCIE o TU: http://meetingsweek.pl/rejestracja

Mam nadzieję, że Was przekonałam i że spotkamy się w przyszłym tygodniu w Szkole Głównej Turystyki i Rekreacji w Warszawie. Nie zapomnijcie 19-23.03.2018
To jest naprawdę najlepszy tydzień jaki może Wam dać branża spotkań i najwięcej co możecie z niej merytorycznego wynieść. To co – z kim się widzę? I który dzień wydaje się wam najbardziej ciekawy?