Tłumaczenie ustne na evencie jest uważane często za najmniej ważną cześć imprezy, daleko za cateringiem i hostessami. Tłumaczenia zamawia się od przypadkowych osób, co prowadzi do wielu ciekawych sytuacji. Dodatkowo pandemia wymogła inne formy współpracy. Sprawdź z jakimi perypetiami zmagają się dziś tłumacze.

Wieczorem, na dzień przed imprezą, znajomy technik montował na sali kabinę do tłumaczeń symultanicznych (popularnie zwaną budką), kiedy do sali zajrzał organizator. „Sprawdzimy, żeby było gotowe jak rano przyjdą tłumacze” powiedział technik. „Tłumacze? Jacy tłumacze?” – zdziwił się organizator….

Nie mniej zdziwiony technik zaczął wyjaśniać, że oczywiście chodzi o tłumaczy symultanicznych, którzy będą w kabinie tłumaczyć imprezę. Organizator zaprotestował. Był przekonany, że zamawiając „kabinę do tłumaczeń” zamawia kabinę, która… tłumaczy sama. Bez wsadu białkowego. Bez czynnika ludzkiego. Po prostu ta kabina STOI i tłumaczy, a ludzie słuchają tego tłumaczenia przez zestawy słuchawkowe.

Pora była późna. Technik, od lat działający w branży, użył swojej sieci kontaktów i w końcu wydzwonił dwie dobre tłumaczki. Na szczęście były wolne następnego dnia i mogły przyjść z marszu na bardzo trudną, specjalistyczną konferencję. Oczywiście CENA którą zapłacił organizator z nożem na gardle, była odpowiednio wyższa. Ale uratował skórę i całe wydarzenie. Przyjechało na nie wielu ważnych gości zagranicznych, którzy z całą pewnością nie zrozumieliby ani słowa z prezentacji i wystąpień po polsku i potrzebowali tłumaczenia.

Tak historia jest prawdziwa i doskonale ilustruje częste podejście do „organizowania” tłumaczenia. Co się zmieniło? Podobnie jak cała branża MICE, my tłumacze konferencyjni bardzo ucierpieliśmy z powodu pandemii. Nie „załapaliśmy się” na żadne tarcze.

TŁUMACZE KONFERENCYJNI BŁYSKAWICZNIE ZAREAGOWALI NA PANDEMIĘ.

Od wiosny ubiegłego roku moja oferta poszerzyła się o zdalne tłumaczenie ustne. Tłumacze konferencyjni natychmiast przyswoili sobie pracę zdalną. Jak to wygląda w praktyce?

Zdalne tłumaczenie symultaniczne od strony tłumacza

Zdalne tłumaczenia symultaniczne online (ang. remote simultaneous interepreting #RSI) można wykonywać w paru konfiguracjach. Oto czym się różnią. W ostrej fazie covidowej najpopularniejsze było zdalne tłumaczenie ustne z każdym tłumaczem pracującym osobno z domu/biura. Oczywiście było to wymuszone obostrzeniami, lockdownem i bezpieczeństwem sanitarnym. Takie rozwiązanie ma swoje plusy: nie naraża na zachorowanie, pozwala na pracę w dobrze sobie znanym środowisku.  Ma również wady.

Po pierwsze – brak kontaktu z partnerem/partnerką kabinową. Tłumacze konferencyjni pracują w parach lub w większych zespołach. Tłumaczenie w parze w sytuacji, gdy drugi tłumacz znajduje się w innej lokalizacji jest bardzo niekomfortowe. Tłumacze najczęściej się nie słyszą. Nie mogą się bezpośrednio porozumieć. Nie słyszą tłumaczenia drugiej osoby. Mogą się widzieć tylko na dodatkowym urządzeniu np. przez skype’a lub whatsapp.

Po drugie – większa odpowiedzialność. W tłumaczeniu zdalnym tłumacz nie odpowiada tylko za własną „produkcję”. Ma na głowie całą stronę techniczną:

• Musi zapewnić stałe łącze o dobrej przepustowości, a najlepiej DWA takie łącza – łącze główne i łącze zapasowe. Na wypadek tych rzadkich, lecz zdarzających się sytuacji, kiedy te dwa stałe łącza nie wystarczają, należy mieć dostęp do wifi i/lub internetu z komórki.
• Musi mieć odpowiednie wyposażenie. Najlepiej osobny laptop do tłumaczeń zdalnych, na którym wyświetla się platformę tłumaczeniową. Na drugim komputerze/ laptopie/ tablecie wyświetlamy ścieżkę wydarzenia (jeżeli nie odbywa się ono na zoomie). Trzeci laptop/ tablet służy do wyświetlania materiałów, glosariuszy i ew. szybkiego wyszukiwania terminologii.
• Musi mieć dobrej jakości słuchawki z zabezpieczeniem przed uszkodzeniem słuchu i wyciszające hałas oraz oddzielny mikrofon na USB, ew. dobrej jakości słuchawki z mikrofonem.
• Musi mieć osobne, zamykane pomieszczenie do pracy. Pomieszczenie musi być ciche, z odpowiednimi warunkami akustycznymi tj. bez echa.

Po trzecie – brak bezpośredniego kontaktu z organizatorem i z mówcami. Pracując na miejscu wydarzenia tłumacze mogą bezpośrednio zainterweniować. Zgrać prezentacje. Doprosić się o materiały. Poprosić technika o podregulowanie dźwięku. Dać mówcy znać, żeby zwolnił. Teraz jest to utrudnione albo niemożliwe. Najczęściej ustala się osobny kanał komunikacji tłumacze – obsługa techniczna lub tłumacze organizatorzy. Platformy tłumaczeniowe zapewniają oddzielą obsługę tłumaczy, do której można zwracać się z problemami. Jednak czasem trzeba działać szybko, a przebicie się przez kilka warstw pośredników trwa.

I po czwarte – beztroska mówców. Brak osobnego mikrofonu i mówienie do mikrofonu w laptopie, hałas z otoczenia (trzaskające drzwi, dzwoniące telefony, odgłosy rozmów), pędzenie z prędkością światła, fatalna jakość połączenia to grzechy główne mówców na spotkaniach online. Oraz, oczywiście, nieudostępnianie i nieprzesyłanie materiałów.

Zdalne tłumaczenie symultaniczne od strony organizatora

Wybór platformy lub systemu zależy od liczby języków tłumaczenia. Zależy też od charakteru spotkania.

USTAL, ILE BĘDZIE JĘZYKÓW I KIERUNKÓW TŁUMACZENIA!

Jeżeli tłumaczenie odbywa się dwukierunkowo  (np. tylko niemiecki – polski i polski-niemiecki), to nawet jeżeli organizujemy tłumaczenie na wiele języków to można je łatwo i sprawie zorganizować na Zoomie (wersja z opcją tłumaczenia). Wiele razy tłumaczyłam na wydarzeniach z tłumaczeniem na 4, 5 czy 7 języków. Takie rozwiązanie sprawdza się świetnie np. przy tłumaczeniu prezentacji, wykładów.  Jest też łatwe do ogarnięcia od strony technicznej. Jeszcze łatwiejsze jest do ogarnięcia od strony uczestnika – wybiera sobie po prostu język, w którym chce słuchać na monitorze/komórce.

Sprawy bardziej się komplikują przy tłumaczeniu wielokierunkowym. Jeżeli zapewniamy tłumaczenie obrad, dyskusji, zgromadzeń, paneli, gdzie mówcy posługują się więcej niż dwoma językami i muszą się wzajemnie słyszeć i porozumieć między sobą, to prosta platforma typu Zoom nie wystarczy. Tutaj potrzebna jest osobna (tzw. dedykowana platforma) do zdalnych tłumaczeń ustnych.

Na początku pandemii takich platform do zdalnego tłumaczenia symultanicznego (#RSI) było mało. W trakcie pandemii ich liczba gwałtownie wzrosła. Wzrosła także liczba funkcjonalności, jakie udostępniają. Jaka jest główna różnica między platformami do tłumaczenia zdalnego a systemami komunikacji zdalnej (np. zoom)?

Platformy pozwalają na tłumaczenie WIELKOKIERUNKOWE czyli pomiędzy wieloma językami. Niezależnie od liczby języków tłumacze mają dostęp do funkcji „relay” czyli przełączania się na język wiodący (pivo) i tłumaczenia z tego języka na „swój” język. Przykładowo: jeżeli językami spotkania są: czeski, słowacki, hiszpański, portugalski, węgierski, hebrajski, turecki i polski to ustala się język wiodący – na przykład polski i wówczas:

– jeżeli mówi mówca węgierski to tłumacz węgiersko-polski tłumaczy go na polski, a tłumacz turecko- polski z polskiego na turecki, tłumacz portugalsko-polski z polskiego na portugalski, tłumacz hebrajsko-polski z polskiego na hebrajski, itd.

Dodatkowo niektóre platformy umożliwiają jeszcze tłumaczom pracującym w tej samej parze językowej słyszenie się nawzajem. Ta funkcjonalność jest bardzo ważna, jeżeli tłumacze nie pracują w tym samym miejscu (np. każdy tłumacz tłumaczy ze swojego domowego studia lub z biura).

DECYZJE… DECYZJE…

NA MIEJSCU CZY ZDALNIE?

ZDALNIE ZDALNIE CZY ZDALNIE Z HUBU?

Poza domowymi studiami do tłumaczenia zdalnego zdalnej produktem pandemii są tzw. huby tłumaczeniowe. Hub tłumaczeniowy może mieć charakter tymczasowy. Taki hub powstaje np. na potrzeby danej imprezy w jej obiekcie – np. w hotelu lub centrum konferencyjnym. W jednym miejscu montuje się wszystkie kabiny lub urządza się studio dla tłumaczy do obsługi imprezy. Tłumacze tłumaczą, a nad częścią techniczną czuwają technicy.

Na mapie pojawiły się też huby stałe  (stacjonarne) czyli specjalnie zaaranżowane studia z co najmniej kilkoma kabinami i ze sprzętem umożliwiające pracę zdalną. Mają ogromna zaletą – zapewniają obsługę techniczną i sprzęt oraz łącza. Dzięki temu tłumacz może się skupić na pracy i zostawić kwestie techniczne fachowcom. Istnieje możliwość wykupienia czasu w hubach stacjonarnych na potrzeby danego wydarzenia.

DECYZJE … DECYZJE

USTAL, JAKIEGO TŁUMACZENIA POTRZEBUJESZ.

KABINA CZY BEZ KABINY ? / SYMULTANICZNIE CZY KONSEKUTYWNIE ?

Tłumaczenie konsekutywne (tłumaczenie PO MÓWCY) wykonuje często jeden tłumacz (np. ze sceny, podczas konferencji prasowej). Jeżeli jest dłuższe to dwóch.

Dobre tłumaczenie konsekutywne będzie trwało o 25 do 30% krócej niż tłumaczona wypowiedź. Oczywiście przy założeniu, że tłumacz ma doświadczenie i odpowiednie przygotowanie. Zna techniki notacji i zapamiętywania. Działa dobrze pod presją, jest sprawny i ogarnięty. Ale w dalszym ciągu wydłuża to całą imprezę. I oczywiście sprawdza się przy tłumaczeniu na jeden – góra dwa języki.

Jeżeli tłumaczone ma być parę wystąpień, krótka konferencja prasowa czy jedna prezentacja, to rzeczywiście tłumaczenie konsekutywne ma sens. Nie trzeba wtedy rozstawiać kabiny, angażować dwóch tłumaczy i organizować wydawania i zbierania zestawów słuchawkowych. Mówca mówi robiąc regularne przerwy, a tłumacz tłumaczy, starając się „ściągnąć” wypowiedź. Mimo to wydarzenie się przeciąga i wydłuża o czas tłumaczenia, a słuchacze znający oba języki odruchowo się niecierpliwią.

Tłumaczenie symultanicznie wykonuje ZAWSZE dwóch tłumaczy, którzy zmieniają się co 15 – 20 minut. Samodzielne tłumaczenie symultaniczne powyżej 30 minut powoduje DRASTYCZNY spadek jakości tłumaczenia.

Tłumaczenie symultaniczne wygrywa tam, gdzie liczy się tempo. Specjalistyczne wykłady, długie wystąpienia, dynamiczne rozmowy potoczą się płynnie dzięki tłumaczeniu w czasie rzeczywistym.

Tłumaczenie symultaniczne to wielki komfort dla uczestników wydarzenia. Zapewniamy im wtedy maksymalną inkluzywność. Nawet jeżeli wszyscy w danej branży znają np. angielski, to wiele osób boi się odezwać bo nie mówi biegle lub czuje się niekomfortowo.

TŁUMACZENIE ZDALNE TO TŁUMACZENIE SYMULTANICZNE.

POTRZEBUJESZ DWÓCH TŁUMACZY!

Gdzie znaleźć tłumaczy, którzy nie położą Twojego wydarzenia?

Od ponad 5 lat na rynku polskim działa Polskie Stowarzyszenie Tłumaczy Konferencyjnych PSTK. Mam ogromną przyjemność stać na czele tejże organizacji. Zrzeszamy WYŁĄCZNIE REKOMENDOWANYCH DOŚWIADCZONYCH TŁUMACZY KONFERENCYJNYCH. Każdy z naszych członków musiał przedstawić 2 rekomendacje od członków PSTK, którzy znają go z pracy. Drugim wymogiem jest doświadczenie – co najmniej 100 dni pracy ustnej konferencyjnej.

Stowarzyszenie PSTK nie prowadzi działalności gospodarczej i nie obsługuje imprez, ale na jego stronie można znaleźć kontakt do członków. Każdy z nich jest czynnym tłumaczem konferencyjnym. Wystarczy zwrócić się do jednego z nich – chętnie pomogą, doradzą i polecą rzetelnych i godnych zaufania kolegów i koleżanki z innymi językami i/lub w innych lokalizacjach. Proste, prawda?

Pozdrawiam,

Agnieszka Nowińska – Prezes Zarządu, Polskie Stowarzyszenie Tłumaczy Konferencyjnych

Ps. Pytania i dalsze informacje: www.pstk.org.pl / kontakt@pstk.org.pl / agni@anowinska.pl

Ps. w ostatnich publikacjach warto zajrzeć do recenzji z Wirtualnej Konferencji SQLDay 2021 a także #konkretyAnety czyli Aneta Książek w swoim felietonie. Cienka zielona linia – nadzieją na powrót do eventów Face 2 face!

Artykuł Czy w budce siedzi białko ludzkie? O tłumaczeniach na eventach pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.

Już po raz 17 Polska Organizacja Turystyczna wraz ze Stowarzyszeniem Konferencje i Kongresy w Polsce zaprasza do zgłaszania kandydatów do tytułu honorowego Ambasadora i Mecenasa Kongresów Polskich. Jest to wyróżnienie dla osób, które aktywnie promują Polskę jako miejsce organizacji spotkań i konferencji o światowym zasięgu oraz firm i instytucji, które wspierają organizowane spotkania czy wydarzenia.

Programy Ambasadorów z powodzeniem prowadzone są przez wiele krajów świata jako najskuteczniejsze narzędzie wykorzystania lokalnego potencjału intelektualnego* do pozyskiwania konferencji i kongresów. W Polsce program narodowy wspierany jest regionalnie w ramach działań lokalnych Klubów Ambasadora (Warszawa, Wrocław, Gdańsk i Kraków). Pozyskiwanie wydarzeń, a w szczególności międzynarodowych kongresów to złożony i długotrwały proces (czasem trwający lata), ale opłacalny zarówno dla obiektu, w którym spotkanie się odbywa, jak i miasta, które przyjmie uczestników wydarzenia.

Jak wskazują badania najważniejszym czynnikiem decydującym o wyborze destynacji jest jej renoma oraz dostępność komunikacyjna i ekonomiczna. Niemniej jednak pozyskiwanie spotkań stowarzyszeń w dużej mierze zależy od wsparcia regionalnych lub miejskich władz oraz siły przebicia Ambasadora Kongresów, który wspólnie z convention bureaux lub Profesjonalnym Organizatorem Kongresów pozyskuje wydarzenie.

Międzynarodowe federacje, związki czy stowarzyszenia patrzą również na wkład i zaangażowanie w rozwój danej społeczności, poziom nauki w danym obszarze oraz wsparcie finansowe skierowane bezpośrednio i dotyczące danego kongresu czy konferencji. Często zdarza się, że nie wygrywa się od razu, dlatego tym bardziej warto działać zespołowo i wspierać się wzajemnie.

Jednym z nagrodzonych Ambasadorów Kongresów jest Prof. dr hab. inż. Marek Pawełczyk, Przewodniczący Kapituły Programu Ambasadorów Kongresów Polskich, na co dzień związany z Politechniką Śląska (Prorektor ds. Nauki i Rozwoju). Pan Profesor został prezydentem International Institute of Acoustics and Vibration – międzynarodowego towarzystwa naukowego o 30-letniej tradycji o czym warto poczytać w tym artykule. Serdecznie gratulujemy!

Prof. dr hab. inż. Marek Pawełczyk – Prorektor ds. Nauki i Rozwoju, Politechnika Śląska, Przewodniczący Kapituły AKP

Ambasador Kongresu czyli kto?

• to osoba posiadająca wiedzę i autorytet w swojej dziedzinie, która angażuje się w pozyskiwanie prawa do organizacji międzynarodowych konferencji i wydarzeń,
• osoba, która pełni rolę przedstawiciela kraju, miasta czy regionu w zakresie budowania relacji z partnerami zagranicznymi w celu przyciągania kongresów i wydarzeń,
• osoba, która pełni swoją rolę bezterminowo albo jednorazowo.

W Polsce warunkiem otrzymania honorowego tytułu Ambasadora Kongresów jest aktywna działalność w obszarze swoich kompetencji (członkostwo w stowarzyszeniach), pozyskanie co najmniej jednego wydarzenia o skali międzynarodowej dla Polski w przeciągu ostatnich 3 lat, przekonanie kapituły o swoim zaangażowaniu na rzecz promocji Polski, w tym o swoich planach, jeśli chodzi o organizację kolejnych konferencji, kongresów i spotkań w następnych latach. Działalność na rzecz organizowania wydarzeń w Polsce nie może jednak wynikać bezpośrednio z obowiązków zawodowych kandydata.

Prof. dr hab. n. med. Bohdan Maruszewski – Kierownik Kliniki Kardiochirurgii Instytutu „Pomnik – Centrum Zdrowia Dziecka” i Paula Fanderowska – Prezes SKKP

2020 rok zmienił świat spotkań branżowych na całym świecie. Z uwagi na pandemię Covid-19 światowe stowarzyszenia i organizacje, Ambasadorzy Kongresów, Profesjonalni Organizatorzy Kongresów (PCO) musieli zareagować i dostosować sposób organizacji kongresów naukowych, które służą wymianie wiedzy i praktyki we wszystkich sektorach. Konferencje i kongresy w szybkim tempie zaczęły się odbywać w świecie wirtualnym.

Transformacja dzieje się na naszych oczach, zatem również tegoroczny formularz ankiety AKP przeszedł lifting. Dokonania kandydatów mogą teraz dotyczyć również wydarzeń zrealizowanych w Polsce online lub w formie hybrydy.

Kapituła Programu AKP będzie oceniać również pozytywne efekty, jakie przyniosło wydarzenie tzw. legacy, które postrzegane są nie tylko w kontekście wpływu ekonomicznego, ale szerzej, jako efekty organizacji wydarzenia, zmieniające świat oraz destynację, w której ma miejsce wydarzenie, zmieniające podejście decydentów, a także inspirujące lokalne społeczności w niemal każdej dziedzinie ludzkiej działalności.

Gala Ambasadorów Kongresów Polskich 2018 (MTP, Poznań)

Nominuj Ambasadora!

Zgodnie z Regulaminem Programu AKP prawo zgłaszania kandydatur do tytułu honorowego Ambasador Kongresów Polskich lub Mecenasa Kongresów Polskich mają jednostki organizacyjne Polskiej Akademii Nauk, uczelnie i szkoły wyższe, stowarzyszenia i organizacje naukowe. Ponadto taki przywilej przysługuje instytucjom kulturalnym, organizacjom gospodarczym, pozarządowym i samorządowym. Dodatkowo nominuje Polska Organizacja Turystyczna, Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce, członkowie Kapituły, miejskie/regionalne Convention Bureau, a także osoby wcześniej uhonorowane tytułem Ambasadora Kongresów Polskich.

Jeśli chcesz docenić i zgłosić swojego kandydata, a nie ma Cię na liście uprawnionych to skontaktuj się z Sekretarzem Kapituły AKP (e-mail: aneta.ksiazek@pot.gov.pl), SKKP (e-mail: biuro@skkp.org.pl) lub najbliższym biurem marketingu miejsc (lista: https://www.pot.gov.pl/pl/pcb/zorganizuj-swoje-spotkanie/regionalne-convention-bureaux )  Kandydatury można zgłaszać w ankiecie na stronie https://akp2021.syskonf.pl/ do 21 maja 2021 roku.

Ambasadorzy 2017 i Kapituła AKP (ICE Kraków)

Tegorocznych wyróżnionych poznamy podczas uroczystej gali, która planowana jest późną jesienią w Gdyni. Gala AKP to zawsze dobra okazja na integracje środowiska naukowego z profesjonalistami branży spotkań oraz na zapoznanie Ambasadorów z nowymi produktami, trendami i miejscami spotkań. Warto zajrzeć, kto już figuruje na liście nagrodzonych Ambasadorzy Kongresów Polskich 2020-2004.

Pozdrawiam Was serdecznie i czekam na zgłoszenia!

Aneta Książek

Ps. więcej o Programie Ambasadorów Kongresów Polskich, potencjale lokalnych liderów miast, będących gospodarzami międzynarodowych wydarzeń przeczytacie w pod tymi linkami: Czym jest program? Gdzie znajdę więcej informacji?Jak  Gaining Edge ocenia kapitał intelektualny destynacji kongresowych? Co sądzi Paula Fanderowska o Ambasadorach Kongresów i wykorzystaniu potencjału Polski? Warto też zajrzeć jak przebiegają same Gale i odznaczenia nagrodzonych. O Gali Ambasadorów Kongresów już pisała Eventowa Blogerka w swojej relacji z 2016 roku. Jakie to były dobre czasy i cudowne eventy…!

Ps. Zachęcam do mojego ostatniego artykułu: Wpływ Covid na decyzje amerykańskich planistów.

Konkrety Anety to nazwa zbioru publikacji z Polski i ze świata, które wyszukuje i analizuje Aneta Książek, na co dzień kierownik Poland Convention Bureau (POT). Aneta stawia na dane pochodzące z krajowych i światowych raportów, a także na dobre przykłady w marketingu miejsc i przemyśle spotkań.

Analizuje je pod kątem Polski i sektora spotkań ze szczególnym uwzględnieniem działań prowadzonych przez convention bureaux (biura marketingu miejsc). Jak sama mówi, inspirują ją cytaty. Często to one są wstępem do dalszego wyszukiwania i przetwarzania treści, które publikuje w mediach społecznościowych.

Artykuł [KonkretyAnety] Ambasador Kongresu, czyli kto? pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.

Kiedyś dużo słyszeliśmy o wyścigu zbrojeń czy eksploracji przestrzeni kosmicznej, a dziś jesteśmy świadkiem wyścigu o życie, którego stawką jest sprawne zaszczepienie populacji szczepionką chroniąca przed Covid-19 oraz reanimacja światowej gospodarki. Stany Zjednoczone przyspieszają w kierunku szczepienia populacji i już przekroczyli 23% szczepień amerykańskiego społeczeństwa. Amerykańskie organizacje meeting plannerowskie publikują raporty dotyczące preferencji zakupowych na kolejne miesiące. Zobacz co z nich wynika Zachęca autorka publikacji Aneta Książek (POT) i autorka cyklu felietonów pt.: KonkretyAnety.

USA – szczepienia i chęć wznowienia podróży

3 kwietnia br. Stany Zjednoczone ustanowiły nowy dzienny rekord liczby szczepień: w 24 godziny podano ponad 4,08 mln dawek preparatu. W pełni zaszczepionych jest już 77 milionów Amerykanów to 23 proc. populacji. Codziennie ta liczba rośnie a wraz z nią nadzieje na szybkie ożywienie gospodarki i wznowienie podróży. Już teraz według badań Travel Technology Association, aż 80 proc. dorosłych Amerykanów deklaruje chęć wyjazdu turystycznego w 2021, z czego 64 proc. wskazuje na podróż lotniczą, a 88 proc. z użyciem samochodu. 62 proc. konsumentów amerykańskich planuje skorzystać z usług biura podróży. (źródło: Travel Technology Association)

Badania Global Business Travel Association (GBTA)

To dobry znak, zatem do wielkiego come back szykuje się zarówno branża turystyczna, jak i przemysł spotkań. Dobitnie to widać w wynikach ostatnich badań przeprowadzanych przez stowarzyszenia branżowe czy firmy konsultingowe. Wiemy, iż 79 proc. członków Global Business Travel Association (GBTA) zadeklarowało, iż po otrzymaniu szczepionki z ochotą i bez poczucia zagrożenia powróci do organizacji spotkań i podróży biznesowych.

Z kolei światowa branża z wielką nadzieją czeka na stacjonarną jubileuszową 10. edycję targów IMEX America, które planowane są w Las Vegas w dn. 9-11 listopada 2021. Przypomnę, iż 9. edycja targów IMEX America (2019), osiągnęła rekordową liczbę spotkań biznesowych – 76 tysięcy, a na targach zaprezentowało się 3.500 wystawców ze 155 krajów i uczestniczyło 13.500 osób, w tym prawie 3.500 Hosted Buyers.

Raport Northstar Meeting Group

Szykując się na spotkanie z amerykańskimi klientami warto uzbroić się w wiedzę, która pozwoli lepiej zaprezentować naszą ofertę. W tym celu niezwykle pomocny będzie opublikowany w dn. 15 kwietnia 2021 przez Northstar Meeting Group raport pt.: Frist Look Reserch: Site-Selecton Priorites 2021 and Beyond, którego celem było zbadanie wpływu Covid-19 na decyzje planistów spotkań i wydarzeń dotyczące wyboru lokalizacji na 2021 rok i kolejne lata.

Raport szczegółowo opisuje, w jaki sposób globalna pandemia i inne znaczące wyzwania w 2020 roku wpłynęły na decyzje amerykańskich planistów dotyczące tego, gdzie będą organizować przyszłe spotkania. Badanie zostało przeprowadzone online w dniach 3-18 marca br. i finalnie udział w nim wzięło 603 profesjonalistów zajmujących się planowaniem spotkań korporacyjnych, stowarzyszeniowych, motywacyjnych z Ameryki Północnej.

Wpływ Covid-19 na decyzje amerykańskich planistów

Aż 81 procent planistów biorących udział w badaniu potwierdziło, że ich podejście zmieniło się w wyniku pandemii Covid-19, ale najważniejszy czynnik decydujący o wyborze miejsca ma z nią niewiele wspólnego. Nadal najważniejszym czynnikiem wyboru pozostaje: renoma – dobry wizerunek miejsca docelowego. Promocja destynacji to jedno z kluczowych zadań biur marketingu miejsc – convention bureaux. Wizerunku i zaufania do miejsca nie zbuduje się jedną akcją promocyjną, to świadomie zaplanowane i kompleksowe wieloletnie działanie oraz praca środowiska politycznego, biznesowego i naukowego danej destynacji.

Przystępność cenowa choć zawsze jest kluczowym czynnikiem to zajmuje drugie miejsce wśród priorytetów. Wiele organizacji walczy o odzyskanie rentowności po roku trudności gospodarczych i przygląda się każdemu wydanemu dolarowi.

Jako kolejne ważne kryteria wyboru wskazane są pogoda i dobra infrastruktura techniczna do organizacji wydarzeń hybrydowych, która stawiana jest wyżej aniżeli kapitał intelektualny miejsca docelowego oraz lokalny potencjał uczestników.

źródło: Northstar Meeting Group raport pt.: Frist Look Reserch: Site-Selecton Priorites 2021 and Beyond.

Chociaż pandemia Covid-19 jest głównym czynnikiem zmiany to wyzwania społeczno-polityczne, w tym protesty przeciwko nierówności rasowej i zamieszki w Waszyngtonie, również wpłynęły na decyzje organizatorów. 37 proc. bierze pod uwagę czynniki związane z niedawnymi niepokojami społecznymi. Większość unika miast o wysokim wskaźniku przestępczości, a także miejsc niedawnych zamieszek. Jeden na dziesięciu twierdzi, że nie spotka się w stolicach stanów.

Na ich decyzje zakupowe mają wpływ również przekonania polityczne, które utrwaliły niedawne wybory na fotel prezydenta. 36 proc. planistów będzie uniknąć miast postrzeganych jako skrajnie prawicowe (36 proc.), z kolei druga grupa będzie stronić od miast, które są skrajnie lewicowe (33 proc.). Kilku respondentów podkreśliło znaczenie inkluzywności, potwierdzając, że szukając miejsca docelowego kierują się ideą DEI – Diversity, Equity & Inclusion (różnorodność, równość i integracja).

Bezpieczeństwo vs. decyzje amerykanów

Aż 94 proc. planistów deklaruje, iż przy wyborze miejsc docelowych na przyszłe wydarzenia bierze pod uwagę stanowe i lokalne wytyczne związane z sytuacją pandemiczną. Większość respondentów zamiast liberalnej polityki bezpieczeństwa woli miejsca, w których obowiązują surowe zasady bezpieczeństwa zdrowotnego. Takie jak nakaz noszenia masek i limit ilości uczestników zgromadzeń.

Znaczna część planistów zwraca uwagę na protokoły bezpieczeństwa w hotelach oraz certyfikat GBAC Star przyznawany przez Global Biorisk Advisory Council. Co ciekawe niewielu respondentów zakłada, że hotele lub centra konferencyjne w swojej ofercie będą posiadać testy na Covid-19. To raczej od uczestnika wydarzenia wymagany będzie dowód na zaszczepienie lub okazanie negatywnego wyniku testu wykonanego przed przybyciem na wydarzenie. Wraz z postępem szczepień planiści spodziewają się, że testy będą w ogóle niepotrzebne. Gdy coraz więcej uczestników będzie w pełni zaszczepionych, odporność standa wzrośnie, a zagrożenie wirusem ustąpi.

Wzmożona troska o uczestników wydarzeń jeszcze bardziej jest kluczowa i respektowana przy wizytach inspekcyjnych. Amerykańscy organizatorzy koncentrują swoją uwagę nie tylko na funkcjonalności i dostosowaniu obiektu do nowych warunków sanitarnych. Sprawdzają także statystyki przestępczości, bezpieczeństwo sąsiedztwa, czy obecność policji w regionach. Niektórzy doceniają też opcję wirtualnego zwiedzania, które jest bezpieczne, zaoszczędza czas i pieniądze. To daje możliwość szybkiego otrzymania gotowej oferty w postaci filmów i zdjęć.

Karma wraca

Ważnym kryterium wyboru, na który zwrócili uwagę planiści to wcześniej nawiązane osobiste kontakty. Planiści spotkań i wydarzeń wolą pracować z ludźmi, których znają i miejscami, które wcześniej widzieli i lubią. Z punktu widzenia reprezentantów miast kongresowych czy polskich firm DMC kluczowe jest zatem pootrzymywanie kontaktu z zagranicznymi organizatorami. Kontynuacje tych działań mają na celu pobudzenie i odbudowę popytu na spotkania i wydarzenia w Polsce.

Niektórzy planiści zauważyli, że obecnie ważnym czynnikiem też jest karma.  Organizatorzy szukają partnerów, którzy potrafią znaleźć elastyczne rozwiązania. Gotowych do przyjęcia punktu widzenia korzystnego dla obu stron  i zapewnią, że bezpieczeństwo jest ich priorytetem.

W raporcie przytoczonych jest kilka wypowiedzi z tym związanych:

• „traktujemy priorytetowo miejsca, które pracowały z grupami podczas pandemii a unikamy tych, które tego nie zrobiły”,
• „będę pamiętać miejsca, które były elastyczne w przypadku odwołań i zmian”,
• „pracownicy CVB, którzy teraz nie chcą szukać rozwiązań, nigdy nie będą szanować naszych postępów biznesowych. Jesteśmy gotowi zaryzykować nasz kapitał i zacząć organizować nowe wydarzenia, ale jeśli nie możemy uzyskać pomocy w podstawowych sprawach, to nie możemy powierzyć miastu nowego wydarzenia ”.

Zapraszam do Polski!

Polskie destynacje, działające na ich terenie obiekty konferencyjne, hotele, firmy DMC, PCO, biura convention i podwykonawcy, zaadoptowali się do zmian. Wprowadzają rozwiązania pozwalające na przygotowanie nie tylko bezpiecznych, ale też zaawansowanych technicznie imprez na najwyższym poziomie. Mam nadzieję, że przekonają się o tym nie tylko klienci z Ameryki.

A teraz najważniejsza wiadomość. Mimo ciągłych wyzwań i trudności w długofalowym planowaniu, aż 44 proc. respondentów nie planuje zastępować wydarzeń o charakterze ogólnonarodowym i międzynarodowym mniejszymi spotkaniami regionalnymi. Innymi słowy show must go on!

Aneta Książek – #Konkrety Anety

Kierownik Poland Convention Bureu (POT)

PS. Konkrety Anety to nazwa zbioru publikacji z Polski i ze świata, które wyszukuje i analizuje dla nas Aneta Książek. Kierownik Poland Convention Bureau (POT). Aneta stawia na dane pochodzące z krajowych i światowych raportów, a także na dobre przykłady z marketingu miejsc w przemyśle spotkań.

Analizuje je pod kątem Polski i sektora spotkań ze szczególnym uwzględnieniem działań prowadzonych przez convention bureaux (biura marketingu miejsc). Jak sama mówi: inspirują ją cytaty. Są one dobrym wstępem do dalszego wyszukiwania i przetwarzania treści, które publikuje w mediach społecznościowych. a także w pismach branżowych.

Aga Ciesielska / EB: Witam Cię Aneto na łamach bloga Eventowej Blogerki. Cieszę się ogromnie, że zgodziłaś się wpierać przestrzeń internetową branży MICE w tak wartościowe podsumowania. W imieniu branży eventowej – serdecznie Ci dziękujemy!

Ps. Żródło analiz i badań: https://www.northstarmeetingsgroup.com/Planner-Guides/Site-Selection-Priorities-2021-and-Beyond

Ps. A w ostatnim artykule mamy: Jakie koncerty szykują sie na 2021? oraz Szara strefa branży MICE rośnie 

Artykuł [KonkretyAnety] Wpływ Covid-19 na decyzje amerykańskich planistów pochodzi z serwisu Eventowa Blogerka.